Cloudspeicher für kleine und mittlere Unternehmen: So finden Sie den passenden Anbieter
Datenschutz, Sicherheit, Rechteverwaltung und Kosten entscheiden darüber, ob ein Cloudspeicher im Firmenalltag trägt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Kriterien kleine und mittlere Unternehmen vor der Wahl prüfen sollten.
Angebote, Verträge, Buchhaltungsbelege, Projektdateien: In kleinen und mittleren Unternehmen sammeln sich täglich Daten an, auf die mehrere Personen von unterschiedlichen Orten zugreifen müssen. Ein Cloudspeicher macht das bequem möglich, ersetzt den Dateiserver im Abstellraum und erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Doch nicht jeder Dienst, der für private Fotos genügt, passt auch zu einem Betrieb. Wer Geschäftsdaten auslagert, trägt weiterhin die Verantwortung dafür. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen, Angebote sachlich zu vergleichen und eine Entscheidung zu treffen, die auch in einigen Jahren noch trägt.
Datenschutz und Serverstandort zuerst klären
Sobald im Cloudspeicher personenbezogene Daten liegen – etwa Kundenkontakte, Bewerbungen oder Personalunterlagen –, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Für Sie als Unternehmen bedeutet das vor allem:
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Seriöse Business-Anbieter stellen einen solchen Vertrag nach DSGVO bereit. Fehlt er, ist der Dienst für Firmendaten in der Regel ungeeignet.
- Serverstandort: Rechenzentren innerhalb der EU vereinfachen die rechtliche Bewertung erheblich. Prüfen Sie, ob der Standort vertraglich zugesichert ist oder nur in der Werbung steht.
- Unterauftragnehmer: Lassen Sie sich zeigen, welche weiteren Dienstleister an der Verarbeitung beteiligt sind und wo diese sitzen.
- Nachweise: Anerkannte Zertifizierungen für Informationssicherheit, etwa nach ISO 27001, sind ein gutes Indiz für geordnete Abläufe.
Bei branchenspezifischen Vorgaben, zum Beispiel für Berufsgeheimnisträger oder steuerlich relevante Unterlagen, lohnt eine kurze Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung oder Datenschutzbeauftragten.
Sicherheit: Verschlüsselung und Zugriffsschutz
Eine verschlüsselte Übertragung ist heute Standard. Entscheidend ist, wie die Daten auf den Servern liegen und wer sie entschlüsseln kann. Bei einer Ende-zu-Ende- oder clientseitigen Verschlüsselung hat selbst der Anbieter keinen Einblick in Ihre Inhalte. Das erhöht den Schutz, kann aber Funktionen wie die Volltextsuche oder Vorschauen im Browser einschränken.
Mindestens ebenso wichtig ist der Schutz der Zugänge. Achten Sie darauf, dass der Dienst eine Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten erzwingen kann, eine Anbindung an bestehende Benutzerverzeichnisse oder Single Sign-on unterstützt und ein Protokoll führt, wer wann welche Datei geöffnet, geändert oder geteilt hat.
Rechteverwaltung und Zusammenarbeit im Team
Im Alltag zeigt sich die Qualität eines Firmen-Cloudspeichers vor allem an der Verwaltung. Ein Administrator sollte zentral steuern können, wer auf welche Ordner zugreift, ohne jede Freigabe einzeln nachverfolgen zu müssen.
- Gruppen- und Rollenrechte statt individueller Einzelfreigaben
- Externe Freigabelinks mit Passwort, Ablaufdatum und Download-Sperre
- Sofortiges Sperren von Konten und Geräten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder ein Notebook verloren geht
- Gemeinsame Teamordner, die nicht an ein persönliches Konto gebunden sind
Prüfen Sie außerdem, ob sich der Dienst gut in Ihre vorhandenen Programme einfügt – etwa in die Office-Anwendungen, die Sie bereits nutzen, oder in Ihre Buchhaltungssoftware.
Synchronisation ist kein Backup
Ein häufiges Missverständnis: Wer Dateien in die Cloud synchronisiert, hält sie für gesichert. Wird eine Datei jedoch versehentlich gelöscht oder von Schadsoftware verschlüsselt, übernimmt die Synchronisation diese Änderung meist auf alle verbundenen Geräte. Achten Sie deshalb auf:
- Versionierung: ältere Dateistände über einen ausreichend langen Zeitraum wiederherstellbar
- Papierkorb mit Aufbewahrungsfrist für gelöschte Inhalte
- Wiederherstellung ganzer Ordner auf einen bestimmten Zeitpunkt
Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, davon eine außer Haus. Der Cloudspeicher kann eine dieser Kopien sein, etwa ergänzt durch ein NAS im Büro oder eine separate Backup-Lösung.
Kosten, Skalierung und Ausstiegsmöglichkeiten
Business-Tarife werden meist pro Nutzer und Monat oder nach gebuchtem Speichervolumen abgerechnet. Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter, Funktionsumfang und Vertragslaufzeit deutlich. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Grundpreis, sondern auch:
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Speicher pro Nutzer | Wird er gepoolt oder einzeln zugeteilt? |
| Mindestlaufzeit | Monatlich kündbar oder Jahresbindung? |
| Zusatzkosten | Gebühren für Datenabruf, Zusatzspeicher oder Funktionen |
| Support | Deutschsprachig erreichbar, Reaktionszeiten vertraglich geregelt? |
| Verfügbarkeit | Zugesicherte Erreichbarkeit im Servicevertrag |
Denken Sie schon bei der Auswahl an einen möglichen Wechsel: Lassen sich alle Daten samt Ordnerstruktur vollständig exportieren? Und was passiert mit Ihren Daten nach Vertragsende?
So gehen Sie bei der Auswahl vor
- Halten Sie fest, welche Daten in die Cloud sollen und wie sensibel sie sind.
- Legen Sie Pflichtkriterien fest, etwa EU-Standort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Erstellen Sie eine kurze Liste passender Anbieter und nutzen Sie Testphasen mit einem kleinen Team.
- Klären Sie Zuständigkeiten für Verwaltung, Rechtevergabe und Wiederherstellung.
- Dokumentieren Sie die Entscheidung für spätere Datenschutz- und Sicherheitsprüfungen.
Häufige Fragen
Reicht ein privater Cloud-Tarif für ein kleines Unternehmen?
In der Regel nicht. Privattarifen fehlen oft Auftragsverarbeitungsvertrag, zentrale Benutzerverwaltung und Protokollierung, die für den geschäftlichen Einsatz wichtig sind.
Muss der Anbieter seinen Sitz in Deutschland haben?
Nicht zwingend. Ein Serverstandort innerhalb der EU und klare vertragliche Regelungen sind meist entscheidender als der Firmensitz allein.
Brauche ich zusätzlich noch ein Backup?
Ja, das ist empfehlenswert. Eine unabhängige zweite Sicherung schützt vor Fehlbedienung, Schadsoftware und Ausfällen beim Anbieter.
Wie schwierig ist ein späterer Anbieterwechsel?
Das hängt von den Exportfunktionen und der Datenmenge ab. Prüfen Sie vorab, ob ein vollständiger Export möglich ist, und planen Sie für den Umzug genügend Zeit ein.
